Logo

Консульская легализация документов, апостиль.

Консульская легализация документов, апостиль
Выезжая за границу с целью получить образование, найти хорошо оплачиваемую работу, открыть фирму, филиал или ее представительство, заключить брак, воссоединиться с семьёй или просто жить, граждане неизбежно сталкиваются с проблемой оформления и сбора бесчисленного количества всевозможных документов. По прибытию, за рубежом, многие из них к своему огорчению обнаруживает, что собранные с таким трудом документы, в стране пребывания не признаются, поскольку они не легализированы. Следовательно, рушится мечта в ближайшее время поступить в ВУЗ, устроиться на работу, открыть свое дело, оформить законный брак со своим иностранным избранником или избранницей...
В подавляющем большинстве случаев, документы, составленные и выданные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению и признаются на территории другого государства только при условии их легализации (определенная международными соглашениями процедура удостоверения официальных документов). Процедура легализации официальных иностранных документов, в некоторых случаях может и не производиться, при условии если законодательством государств или положениями международных договоров, предусмотрена ее отмена.
В настоящее время широко известны два способа легализации (удостоверения) официальных документов - консульская легализация и проставление штампа «Apostille» («Апостиль»).
Консульская легализация - процедура подтверждения соответствия официальных документов и актов законодательству государства их происхождения для целей их использования в другом государстве и представляет собой свидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа.
В свою очередь консульскую легализацию официальных документов можно произвести несколькими способами. Рассмотрим два самых распространенных способа. Первый - консульская легализация официальных документов производится на территории государства, которое выдало этот документ. Второй – консульская легализация официальных документов производится на территории государства, где этот документ необходимо предоставить (использовать).
Все способы консульской легализации официальных документов состоят из очередности различных заверок
В первом случае, официальный документ проходит сначала заверку в полномочном органе, затем следует обращение в Министерство юстиции, где свидетельствуется подлинность подписи должностного лица полномочного органа выдавшего документ. После этого в департаменте (другой компетентный орган, в зависимости от государства) консульской службы МИД подтверждается подлинность подписи должностного лица органа Минюста и, наконец, последний шаг - посещение консульства того государства, где будут использоваться документы. Там-то и происходит долгожданная и окончательная легализация официального документа.
Во время легализации официальных документов вышеописанным способом, возможна и одновременная заверка у нотариуса копии документа и правильности его перевода на язык государства, где будет использоваться этот официальный документ. Но, как свидетельствует практика переводы лучше делать в стране, где будет использоваться документ!
Во втором случае, официальные документы сначала проходят заверку в органах юстиции, затем в департаменте (другом компетентном органе, в зависимости от государства) консульской службы МИД того государства, на территории которого они были выданы. Далее, удостоверенные таким образом документы, после проверки по каталогу образцов подписи, оттиска печати и полномочий сотрудника консульской службы МИД, легализуются в консульстве государства, на территории которого были выданы официальные документы. Хочу заметить, что подпись и печать под подтверждением вправе ставить только посол, нач. консульского отдела (консул) его зам (вице-консул). Остальные лица консульства (посольства) подписывать документы такого рода не имеют права.
Поскольку не возможно знать тонкостей законодательства всех стран, то хотел бы посоветовать моим читателям, прежде чем использовать второй способ консульской легализации официальных документов, обратиться в компетентные органы страны на территории которой вы хотите использовать документы с вопросом о возможности использования документов легализированных таким образом.
Как видим, процедура консульской легализации официальных документов - многоступенчатая и требует значительных физических и материальных затрат. О несовершенстве этой процедуры говорит и тот факт, что легализованные таким образом документы, признаются только в одной стране - в той, консульская служба которой его легализовала. То есть, для того, чтобы одни и те же документы могли работать в различных странах, их необходимо заверять у консулов всех этих стран. Не думаю, что у всех хватит терпения, времени и средств для такой рутины.
В октябре 1961 г. в Гааге (Нидерланды) ряд стран подписали Конвенцию. Этой Конвенцией были отменены требования консульской легализации иностранных официальных документов и введена упрощенная процедура заверки подписи лица, подписавшего документ, статуса, в котором оно выступало, а также аутентичности оттиска печати или штампа. Такая форма легализации иностранных документов стала называться – Апостиль (Apostille), а документы с одинаковым для всех этих стран штампом «Аpostille», который проставлен уполномоченным на то органом, перестали требовать дальнейшей заверки (консульской легализации). При наличии такого штампа на официальных документах, составленных на территории одного из договорных государств, последние безоговорочно признаются на всех государственных уровнях чиновниками любого ранга во всех странах, подписавших Конвенцию.
В настоящее время к Конвенции присоединилось более ста стран мира. В их числе большинство европейских и американских стран:
Австралия, Австрия, Азербайджан, Албания, Андорра, Аргентина, Армения, Бахрейн, Беларусь, Белиз, Бельгия, Болгария, Босния и Герцеговина, Ботсвана, Бруней, Бурунди, Вануату, Великобритания, Венгрия, Венесуэла, Гондурас, Гренада, Греция, Грузия, Дания, Доминика, Доминиканская Республика, Израиль, Индия, Ирландия, Исландия, Испания, Италия, Капе-Верде, Казахстан, Кыргызстан, Кипр, Китай (только Гонконг и Макао), Колумбия, Коста-Рика, Республика Корея, Латвия, Лесото, Либерия, Литва, Лихтенштейн, Люксембург, Маврикий, Македония, Малави, Мальта, Маршалловы острова, Мексика, Молдова, Монако, Монголия, Намибия, Нидерланды, Ниуэ, Никарагуа, Новая Зеландия, Норвегия, Оман, Острова Кука, Панама, Парагвай, Перу, Польша, Португалия, Российская Федерация, Румыния, Самоа, Сан-Марино, Сан Томе и Принсипи, Свазиленд, Сейшелы, Сент-Винсент и Гренадины, Сент Китс и Невис, Сент Люсия, Сербия, Словакия, Словения, Соединенные штаты Америки, Суринам, Таджикистан (), Тонга, Тринидад и Тобаго, Турция, Узбекистан (с 13.04.2012), Украина, Уругвай, Федеративная Республика Германия*, Фиджи, Финляндия, Франция, Хорватия, Черногория, Чехия, Швейцария, Швеция, Эквадор, Эль Сальвадор, Эстония, Южно–Африканская Республика, Япония.
Кроме того, Великобритания, США, Нидерланды и Франция распространили действие Конвенции на свои колонии и зависимые территории.
Великобритания на - Британские Виргинские острова, Гибралтар, Фолклендские (Мальвинские) острова, Антигуа и Барбуда, Багамы, Барбадос, Бермуды, Британская антарктическая территория, Гернси, Джерси, Каймановы острова, Монтсеррат, остров Мэн, остров Святой Елены, Тёркс и Кайкос, Ангилья, Южная Георгия и Южные Сандвичевы о-ва.
Соединенные штаты Америки на - Американские Самоа, Американские Виргинские острова, Гуам, Пуэрто-Рико, Северные Марианские острова.
Нидерланды на - Антильские острова, Аруба
Франция на - Гваделупу, Французскую Гвиану, Майотта, Новую Каледонию, Реюньон, Сен-Пьер и Микелон, Уоллис и Футуна, Французскую Полинезию, Мартинику.
Поскольку читателями настоящей статьи, в основном, есть выходцы из стран бывшего СССР, то обращаю их внимание на то, что действие Конвенции распространилось на Российскую Федерацию, как правопреемницу СССР с 31 мая 1992 года и, что кроме РФ до настоящего времени ее подписали и стали ее участниками ряд других стран бывшего СССР – Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызстан, Латвия, Литва, Молдова, Таджикистан (), Узбекистан (), Украина, Эстония.
Несмотря на то, что Азербайджан, Кыргызстан, Молдова, Таджикистан и Узбекистан подписали Конвенцию, но, к сожалению их граждан, которые проживают на территории ФРГ, это ничего не изменило, поскольку в соответствии со ст. 12 Конвенции Германия высказала возражение против присоединения к ней вышеназванных стран. Это значит, что относительно этих и других стран, которые не являются участниками Конвенции, продолжает действовать требование придерживаться консульской процедуры легализации официальных документов.
Апостиль строго определен и стандартизирован. Это - штамп в форме квадрата, который сопровождается словами APOSTILLE (Convention de La Haye du 5 octobre 1961), со сторонами не менее 9 см. и определенным количеством пунктов (строк) для заполнения (10 пунктв).
Согласно ст. 5 Конвенции апостиль "удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ и, в надлежащем случае, подлинность печати и штампа, которыми скреплен этот документ". Апостиль может проставляться непосредственно на документ или может быть оформлен в виде приложения, подшитого, приклеенного или иначе прикрепленного к документу. Подпись, печать и штамп, проставленные компетентным органом на апостиле, не требуют никакой дальнейшей заверки или легализации. Каждый апостиль уникален и имеет свой регистрационный номер. Он не является отдельным документом, а существует только вместе с удостоверяемым документом.
После проставления апостиля документ считается легализованным и имеет право на законное использование на территории стран-участниц Гаагской конвенции, которые согласились с присоединением к ней определенного государства.
Апостилируются документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, страховки, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения, а также материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.
На прошедшие надлежащим образом заверку копии документов так же можно проставить штамп "Apostille". Заверяются они в таком же порядке и имеют такую же силу, как и оригинал. В некоторых странах апостиль проставляют непосредственно на копию документа, в таком случае – это только копия официального документа.
В РФ срок проставления апостиля занимает, как правило, три-четыре рабочих дня. На Украине срок рассмотрения документов для проставления апостиля — пять рабочих дней, но может быть продлен до 20 рабочих дней в связи с необходимостью получения образца подписи, оттиска печати и/или штампа, дополнительной информации или разъяснений.
В РФ проставлять апостиль имеют право:
  1. Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России) - проставляет апостиль:
- на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, исходящих от федеральных государственных органов, за исключением случаев, когда они сами наделены полномочиями по проставлению апостиля; на нотариально удостоверенных (засвидетельствованных) в установленном порядке копиях официальных документов, исходящих от федеральных государственных органов, их территориальных органов, конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации, мировых судей, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;
- на официальных документах, исходящих от нотариусов, должностных лиц, уполномоченных законодательными актами Российской Федерации совершать нотариальные действия;
- на нотариально удостоверенных (засвидетельствованных) в установленном порядке документах, исходящих от физических и юридических лиц.
  1. Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации - проставляют апостиль:
-на официальных документах, исходящих от территориальных органов федеральных государственных органов, за исключением случаев, когда они сами наделены полномочиями по проставлению апостиля, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления (кроме органов записи актов гражданского состояния), конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации, федеральных судов и мировых судей, действующих в субъекте Российской Федерации;
-на нотариально удостоверенных (засвидетельствованных) в установленном порядке копиях официальных документов, исходящих от федеральных государственных органов, их территориальных органов, конституционных (уставных) судов субъектов Российской Федерации, мировых судей, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления;
-на официальных документах, исходящих от нотариусов, должностных лиц, уполномоченных законодательными актами Российской Федерации совершать нотариальные действия;
-на нотариально удостоверенных (засвидетельствованных) в установленном порядке документах, исходящих от физических и юридических лиц.
Территориальные органы Министерства юстиции Российской Федерации проставляют апостиль на вышеуказанных документах при условии их исполнения в субъектах Российской Федерации, на территории которых действуют эти территориальные органы.
  1. Министерство обороны Российской Федерации (Минобороны России) - проставляет апостиль на официальных архивных документах о военной службе (работе) в Вооруженных Силах Российской Федерации, Вооруженных Силах союза ССР и Объединенных Вооруженных Силах Содружества Независимых Государств, выдаваемых в Российской Федерации.
  2. Органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченные осуществлять переданные полномочия по подтверждению документов государственного образца об образовании, об ученой степени и ученых званиях -проставляют апостиль на документах государственного образца об образовании, об учёных степенях и учёных званиях.
  3. Федеральное архивное агентство России (Росархив) - проставляет апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, подготовленных федеральными государственными архивами.
  4. Уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела - проставляют апостиль на архивных справках, архивных выписках и копиях архивных документов, исполненных по документам подведомственных им архивов.
  5. Органы ЗАГС субъектов Российской Федерации - проставляют апостиль на официальных документах о государственной регистрации актов гражданского состояния.
  6. Главный информационно-аналитический центр МВД России и информационные центры МВД, ГУВД, УВД по субъектам Российской Федерации - проставляют апостиль на справках о наличии (отсутствии) судимости, выписках из реестра дисквалифицированных лиц, а также архивных документах.
Согласно постановлению Кабинета Министров Украины «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов» от 18 января 2003 года № 61 полномочия на проставление апостиля предоставлены:
  • Министерству образования и науки Украины – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, относящимися к сфере образования и науки;
К таким документам относятся: дипломы об образовании, сертификаты о присвоении ученых степеней (званий), аттестаты, учебные планы, справки учебных заведений, и пр.
  • Министерству юстиции Украины - на документах, выдаваемых органами юстиции и судами, а также оформляемых нотариусами Украины;
В частности, свидетельства и справки, выданные органами ЗАГСа, выданные или удостоверенные нотариусами, судебные решения и справки.
  • Министерству иностранных дел Украины - на всех остальных видах документов.
В соответствии со ст. 1 Гаагской конвенции, некоторые документы, предназначенные для использования в странах-участниках, не нуждаются в проставлении апостиля. Так, ее действие не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, счета, документы на перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов с ними, таможенные декларации и т.п.). Все эти документы нуждаются в легализации обычным консульским путем. Вместе с тем, апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.
В проставлении апостиля так же отказывается:
- если документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является ее участницей, но возражала против присоединения государства, которое выдало официальный документ к Конвенции согласно статьи 12 Конвенции (см. выше - случай с Азербайджан и Молдова);
- если текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения;
- если документ написан или подписан карандашом либо получен через средства факсимильной связи;
- если в документе есть неоговоренные исправления или дописки;
- если к полномочиям компетентного органа не относится проставление апостиля на этом документе;
- если компетентному органу не удалось получить образцы подписей, оттисков печатей и/или штампов.
На территории Украины также не принимаются для проставления апостиля оригиналы официальных документов, выданных учреждениями бывших республик в составе СССР. В таком случае штамп «Apostille» может быть проставлен на копиях таких документов, удостоверенных в установленном порядке на территории Украины (нотариально).
Любой человек имеет право подать документ, на котором необходимо проставить апостиль. При этом уполномоченные на то органы не вправе требовать документ, удостоверяющий его лицо или доверенность.
При проставлении апостиля, не проверяется содержание официального документа на его соответствие действующему законодательству и ее международным договорам, а только выясняется, подлежит ли данный документ проставлению на нем апостиля и заверяется подпись лица, подписавшего документ, статус, в котором оно выступало, а также аутентичность оттиска печати или штампа. Ответственность за содержание документа несет лицо, подписавшее конкретный официальный документ, или учреждение (государственный орган, организация и т.д.), выдавшее его.
Для проставления апостиля необходимо подать оригинал документа или его копию, заверенную в установленном порядке.
Хочу так же заметить, что некоторые страны бывшего СССР, участницы Гаагской конференции заключили между собой еще и двусторонние договора, и конвенцию о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (подписана 22 января 1993 г.), которыми предусмотрено, что документы, изготовленные или засвидетельствованные уполномоченным органом, на территории одной из Договаривающихся Сторон не требуют на территории другой Стороны какого-либо удостоверения (легализации). Участниками этой конвенции являются: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызстан, Молдова (с оговоркой), Россия, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан, Украина.
Поэтому, прежде чем суетиться и готовить бумаги к легализации, узнайте, есть ли у страны, которая выдала официальный документ, такой договор с нужной вам страной. Может такое быть, что и хлопотать не нужно. В таком случае требуется только нотариальная заверка, подтверждающая правильность перевода документа на соответствующий язык.
Российская Федерация заключила ряд двусторонних договоров в соответствии с которыми в отношении образовательных документов не требуется ни апостиль, ни консульская легализация. Вот список этих государств: Албания, Алжир, Азербайджан, Армения, Белоруссия, Болгария, Венгрия, Вьетнам, Грузия, Казахстан, Кыргызстан, Кипр, Китай, КНДР, Куба, Латвия, Литва, Молдова, Монголия, Польша, Румыния, Словакия, Таджикистан, Тунис, Туркменистан, Узбекистан, Украина, Чехия, Эстония, государства, образовавшиеся на территории бывшей СФРЮ.
В заключение, гражданам далеким от юриспруденции хотел бы дать совет, чтобы не запутаться во всех этих правовых лабиринтах. Если вы собираетесь за рубеж и еще находитесь в стране, где выдан документ, то обратитесь к нотариусу или иному компетентному юристу чтобы он объяснил, нужна ли легализация документов в вашем случае, а также где и как ее можно произвести. Если вы уже находитесь за пределами страны, выдавшей документ, то было бы хорошо обратиться к юристу, имеющему право консультировать по праву стран бывшего СССР.
В. Шаповал
Юрист, консультант по праву стран бывшего СССР.

 

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Rating 0.00 (0 Votes)

Печать

Cookies erleichtern die Bereitstellung unserer Dienste. Mit der Nutzung unserer Dienste erklären Sie sich damit einverstanden, dass wir Cookies verwenden.
Weitere Informationen Ok